Hantering av personuppgifter
Allmänt
Hantering av personuppgifter, d.v.s. uppgifter som kan knytas till en viss person, omfattas av Dataskyddsförordningen ("GDPR") fr.o.m. 2018-05-25.
Personuppgifter som IPS hanterar är främst de som lämnas i samband med medlemsansökan, beställning av publikationer, prenumeration på vårt nyhetsbrev och anmälningar till våra kurser och seminarier, d.v.s. namn och kontaktuppgifter och vad du beställer eller anmäler dig till.
IPS är personuppgiftsansvarig. Kontakta föreståndaren via mejl (info@ips.se) om du har frågor kring hantering av personuppgifter.
Nedan finns ytterligare information om vår hantering av personuppgifter.
Anmälningar till kurser och seminarier
Anmälningar görs och sparas normalt på IPS webbplats. Bekräftelse på anmälningar mejlas automatiskt till den som anmält sig, med kopia till IPS kontaktperson hos respektive medlemsföretag/medlemsorganisation. Listor på anmälda hämtas från IPS webbplats och hanteras vidare av IPS samarbetspartner Demo Meeting Sweden AB.
Listor på anmälda (i pappers- och/eller elektroniskt format) delges rutinmässigt till IPS föreståndare, aktuell(a) lärare/föreläsare, deltagare samt ansvarig(a) för aktuell lokal (konferensanläggning eller medlemsföretag).
Namn på lärare/föreläsare publiceras på IPS webbplats, öppet för alla.
Uppgifter om vilka som deltagit på IPS kurser publiceras på IPS webbplats, åtkomliga endast efter inloggning med kontaktpersoners individuella konton.
Utvärderingar (digitala enkäter) hanteras av Demo Meeting med stöd av event- och bokningssystem från Delegia AB. Vid större konferenser kan även anmälningar hanteras via Delegiasystemet (istället för IPS webbplats).
Kontaktpersoner hos medlemsföretag/-organisation
Listor med namn, mejladress och telefonnummer upprätthålls av IPS föreståndare och publiceras på IPS webbplats, åtkomliga endast efter inloggning med kontaktpersoners individuella konton.
Prenumeranter på IPS nyhetsbrev
Namn och mejladress på de som anmält sig som prenumeranter på IPS nyhetsbrev sparas på IPS webplats, och används där för automatiserade utskick.
Beställningar av IPS publikationer
Namn och adressuppgifter på de som beställt publikationer sparas på IPS webplats.
Fakturering och bokföring
Fakturering av medlemsavgifter, avgifter i samband med kurser/seminarier samt avgifter för beställda publikationer sköts av IPS samarbetspartner Ekman Ekonomi i Göteborg AB. Revisorer är BDO AB.
IPS arkiv
IPS pappersarkiv förvaras hos föreståndaren. Det digitala arkivet finns på föreståndarens hårddisk samt molntjänst (iCloud Drive). Där finns delar av ovan nämnda personuppgifter lagrade.
IPS webbplats (hemsida)
Namn och e-postadresser registreras i viss utsträckning baserat på "klickningar" på hemsidan och i digitala utskick. Webbplatsen använder "cookies" i viss utsträckning, i syfte att förbättra användarupplevelsen.
Vem kan vi lämna ut personuppgifter till
IPS lämnar inte ut personuppgifter till externa parter, förutom till medlemmar och samarbetspartners för ändamål som anges ovan. Begränsade undantag kan göras när IPS får förfrågningar om tips på kompetenta personer/företag inom visst område.
Dina rättigheter
Du har rätt att när som helst (kostnadsfritt en gång om året) begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Begäran skickas till: IPS, Tallstigen 2, 426 74 Västra Frölunda. Om dina uppgifter hos IPS är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade eller raderade. Vi kan inte radera uppgifter om det finns ett lagstadgat krav på lagring, exempelvis bokföringsregler.
Personuppgiftsbiträden
Nedan nämnda företag har, genom att IPS anlitar deras produkter eller tjänster, åtkomst till personuppgifter som IPS hanterar. De som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning är s.k. personuppgiftsbiträden. Deras skyldigheter och ansvar regleras också av dataskyddsförordningen.
- Levonline AB (webbhotell)
- Delegia AB (event- och bokningssystem)
- Demo Meeting AB (event- och mötesorganisatör)
- Ekman Ekonomi i Göteborg AB (redovisningsbyrå)
- BDO AB (revisionsföretag)
- Bobolo (webbyrå)